Sistema para escritórios contábeis
Sistema para escritórios contábeis que coleta documento sozinho e atende o cliente sem fila
O sistema contábil apura e entrega. O que trava o escritório é o resto: cobrar documento do cliente todo mês, responder as mesmas perguntas, controlar obrigações em planilha e emitir honorário à mão. A OnWeb desenvolve a camada que falta, sob medida: portal do cliente, coleta e leitura de documentos por IA, prazos, honorários e atendimento automatizado.
- anos de engenharia de software
- 20+
- anos de engenharia de software
- da infraestrutura no Google Cloud
- 100%
- da infraestrutura no Google Cloud
- lendo notas, extratos e documentos enviados pelo cliente
- IA
- lendo notas, extratos e documentos enviados pelo cliente
- cliente atendido pelo portal e pelo WhatsApp
- 24/7
- cliente atendido pelo portal e pelo WhatsApp
O que um sistema sob medida resolve no escritório contábil
Escritório de contabilidade trabalha para centenas de empresas com o mesmo calendário. O gargalo raramente é o sistema contábil: é a relação com o cliente. Documentos chegam por WhatsApp, e-mail e foto; o time cobra o que falta um a um; o cliente pergunta a mesma coisa (guia, certidão, pró-labore) toda semana; e o honorário é emitido numa ferramenta separada.
O sistema que a OnWeb constrói coloca essa relação num fluxo: o cliente envia pelo portal ou pelo WhatsApp, a IA lê e classifica, o time vê o que falta por empresa e por obrigação, a cobrança de documentos e de honorários é automática e as perguntas frequentes são respondidas pela IA com os dados do próprio cliente.
Sinais de que o escritório precisa de um sistema próprio
Os pedidos de escritórios contábeis que chegam à OnWeb costumam começar por um destes pontos:
- Documento cobrado um a um: o time passa a primeira semana do mês pedindo extrato, nota e folha pelo WhatsApp.
- Perguntas repetidas: guia do mês, certidão, situação do CNPJ e pró-labore respondidos manualmente, dezenas de vezes por dia.
- Obrigações em planilha: quem fez o quê para qual empresa só o responsável sabe, e o prazo vence sem alerta.
- Honorário fora do sistema: faturamento em outra ferramenta, sem ligação com o serviço prestado e com inadimplência descoberta tarde.
- Crescimento que não escala: cada cliente novo exige mais gente para o mesmo trabalho repetitivo.
Módulos que compõem o sistema de um escritório contábil
Cada projeto começa pelo módulo de maior impacto, quase sempre o portal com coleta de documentos, e cresce por fases:
Portal do cliente
envio de documentos, guias, certidões, relatórios, solicitações e mensagens, com login por empresa. Veja portal do cliente.
Coleta e leitura de documentos
checklist por empresa e por mês, cobrança automática do que falta, leitura por IA de notas, extratos e folhas.
Obrigações e prazos
calendário por regime e por empresa, responsáveis, status e alertas, com visão da carteira inteira.
Honorários e cobrança
contratos, serviços avulsos, faturamento recorrente, boletos e régua de cobrança integrados ao financeiro.
Atendimento no WhatsApp
canal oficial do escritório com IA respondendo e distribuindo para o responsável. Veja chatbot para WhatsApp.
Indicadores
produtividade por equipe, prazos em risco, inadimplência e rentabilidade por cliente.
Onde a IA entra no escritório contábil
Exemplos de IA que a OnWeb projeta para escritórios, sempre com revisão do contador:
- Leitura e classificação de documentos: a IA identifica o tipo, a empresa e a competência de cada arquivo enviado e aponta o que está faltando.
- Respostas com dado do cliente: guia do mês, vencimentos e situação cadastral respondidos pela IA a partir do que está no sistema.
- Conciliação assistida: extratos e lançamentos casados pela IA para o contador revisar.
- Base de conhecimento interna: um assistente responde à equipe sobre procedimentos e regras do escritório.
Veja mais em IA para financeiro e automação de processos.
Integração com sistema contábil, governo e bancos
O sistema conversa com o sistema contábil e fiscal do escritório para empresas, obrigações e guias; captura notas fiscais e documentos de portais públicos onde há API; emite boletos e recebe retornos bancários; conecta assinatura eletrônica e e-mail. Veja integração de sistemas.
O que o escritório recebe
Mapa do processo
do envio de documentos à entrega e à cobrança, com os pontos de retrabalho.
Telas validadas
com atendimento, fiscal, contábil e financeiro, antes de construir.
Sistema em produção
no Google Cloud, integrado ao contábil, com login por cliente, backup e monitoramento.
Migração de dados
empresas, contratos e histórico importados do sistema atual.
Treinamento
equipe e clientes, com material de apoio.
Evolução mensal
novos módulos no ritmo do calendário fiscal.
Como construímos o sistema do seu escritório
- 01
Imersão
acompanhamos um fechamento de mês e o atendimento ao cliente.
- 02
Primeiro módulo
portal com coleta de documentos, com escopo e investimento fechados.
- 03
Construção em ciclos
entregas semanais em homologação com clientes reais em piloto.
- 04
Virada
migração, treinamento e acompanhamento no primeiro fechamento.
- 05
Próximos módulos
obrigações, honorários e atendimento entram por fases.
Feito pela OnWeb
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SaaS de SEO e GEO em quatro idiomas: lê o site inteiro e desenha como um mapa, acompanha Google e respostas de IA, produz conteúdo e conversa com agentes de IA por API e MCP.
Ler o casePerguntas frequentes
Quanto custa um sistema para escritório contábil sob medida?
Depende dos módulos, do número de empresas atendidas e das integrações. Trabalhamos por fase, com escopo e investimento fechados antes de começar. Fale com um especialista para uma estimativa.
Vocês substituem o sistema contábil?
Não. Apuração e entrega continuam no sistema contábil; o sistema sob medida cuida da relação com o cliente, dos documentos, dos prazos e dos honorários, integrado a ele.
A IA pode responder o cliente sozinha?
Pode responder o que está no sistema (guias, vencimentos, documentos) dentro das regras do escritório. Dúvidas técnicas passam para o contador responsável, com o contexto.
Como fica o sigilo dos dados?
Perfis de acesso por cliente e por função, registro de cada acesso, criptografia de campos sensíveis e backups, na nuvem corporativa do escritório no Google Cloud.
O sistema fica preso à OnWeb?
Não. A stack é de mercado (Next.js, TypeScript, PostgreSQL, Google Cloud) e código e dados são do escritório.
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